쉐어포인트로 출장요청 만들기 1 - 쉐어 포인트에서 목록 생성

승인요청 만들기

여기서는 쉐어포인트 목록에 행이 추가되면 결제자에게 승인요청 메일이 가도록 PowerAutomate흐름을 만든다.

승인요청 PowerAutomate 흐름 만들기

1. SharePoint 목록 페이지에서 상단에 통합 -> PowerAutomate -> 흐름 만들기를 선택하자
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3. 흐름 만들기 목록이 보일 것이다. 이 중 새 항목이 추가되면 승인 시작을 선택
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5. Power Automate 페이지로 페이지가 전환될 것이다. 이곳에서 계속을 눌러 흐름을 새 흐름을 만든다.
6. 처음 만들면 아래 이미지와 같이 보일 것이다.
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8. 우선 좌측 상단의 <-새 항목이 추가되면 승인 시작 이라 적혀 있는 부분을 눌러 해당 이름의 흐름을 바꾼다. 제작자의 경우는 아래 이미지와 같이 만들었다.
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10. 흐름에 필요한 데이터를 입력하기 전 확인해야할 것이 있다. 이 중 Start an approval의 물음표 아이콘을 클릭해 보자 만약 클릭시 오른쪽 도움말 창에 승인 시작 및 대기 또는 거부 - 승인에 최초로 응답(더 이상 사용되지 않음) 이라는 문자가 있다면 바꾸는 것이 좋다(승인을 3명 할당시 한 명이라도 승인을 하면 승인되었을 경우의 흐름을 실행한다. 결제자가 한 명일 경우에는 그냥 사용해도 되지만 여기서는 바꾸는 것으로 한다.)
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7. 우선 When a new item is created 아래의 + 아이콘을 클릭
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9. 작업 선택 창이 생길 것이다. 이곳에서 승인을 검색하고 나오는 아이콘 중 아래 이미지처럼 승인 아이콘을 클릭
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11. 승인 흐름의 종류가 나오는데 여기서는 승인 시작 및 대기를 클릭
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13. 승인 만들기 에서 승인 형식을 승인/거부 - 첫 번째로 응답을 선택하자
14. 승인 형식을 선택하면 입력에 관한 여러 항목이 생기는데 일단 Start an approval에서 각 항목을 복사하여 붙여넣자 그 후 할당 대상항목을 클릭하면 오른쪽에 동적 콘텐츠 창이 생길것이다. 이 중 결제자 Email을 선택하거나 직접 결제자 이메일 주소를 입력하자)
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17. 방금 작업으로 승인요청을 만들었지만 원래 있었던 Start an approval을 없애야 한다.
18. Start an approval흐름에서 ... 을 클릭 -> 삭제 -> 확인을 클릭해 기존 승인 흐름을 삭제한다.
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20. 승인 자체를 실행 불가시의 상황이 있을 경우를 대비해야한다. 'Condition'옆의 'Get my profile(V2)의 ...을 클릭후 다음 시간 이후 실행 구성 클릭
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15. 실패함 만 체크를 하고 완료 클릭
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17. 이제 승인된 결과를 통해 승인됬는지 거절됬는지 확인 해야한다. Condition 흐름을 클릭 후 해당 흐름 우측 하단의 조건 확장 클릭
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19. '값 선택' 항목을 클릭 후 '동적 콘텐츠 탭'에서 결과를 선택
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21. 우측 상단의 저장을 클릭하여 해당 흐름을 저장한다.
22. 그 후 테스트를 클릭하자 (테스트를 하지 않으면 저장을 하여도 흐름이 실행되지 않는다)
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24. 이후 오른편에 흐름 테스트 창이 보일 것이다. 이 중 수동을 선택 후 테스트를 클릭하자 이후부터 제작한 PowerAutomate 흐름을 사용가능하게 된다.
25. 다시 쉐어포인트 페이지로 돌아가자
26. + 새로만들기를 클릭해 목록의 행 추가를 시작한다.
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28. 새 항목 창에서 각 항목에 값을 기입한다. 그 후 저장을 클릭하면 새 항목이 생성된다.(결제자 항목의 경우 이름이나 메일 주소를 기입하면 같은 그룹에 속한 멤버를 선택할 수 있다.)
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30. 목록에 행이 추가되는 것을 확인 후 잠시 기다리면 승인 요청 메일이 '결제자'로 선택된 인물의 이메일로 보내질 것이다. 승인요청의 항목이 변경되지 않았다면 아래 이미지와 같을 것이다.
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32. '링크'를 클릭해 쉐어포인트에서 추가된 행의 값을 확인할 수 있다. 이 항목을 보고서 '승인' 혹은 '거부'를 선택후 주석에 그 이유를 적으면 행을 추가한 사람에게 승인요청의 결과 이메일을 보낸다.
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34. 잠시 기다리면 승인결과 이메일이 전달될 것이다. 확인하자.

• 참고로 승인요청의 결과는 Teams에서도 확인이 가능하다.
  

결론

• 이것으로 쉐어포인트 목록에서 자동으로 승인요청이 가능하게 만들었다. 하지만 승인시 '주석'을 적었지만 어떤 주석을 적었는지 승인요청자는 알 수 없는 상황이다. 다음시간엔 '주석'을 어떻게 적었는지 요청자가 확인할 수 있도록 변경해 보겠다.